De werknemers van een Belgische KMO verloren veel kostbare tijd om de juiste documenten aan hun klanten te bezorgen. Na een grondige studie werd een intelligent platform opgezet dat klanten hun, al dan niet gepersonaliseerde, documenten zelf op het juiste moment automatisch kon genereren, bewaren en opsturen.

Voor het opvolgen van nieuwe en bestaande klanten bij een Belgische KMO dienden dagelijks documenten van allerlei allooi aangemaakt te worden. Hoewel het bedrijf een uitgebreide mappenset met verschillende document-templates had, om makkelijk de nodige documenten op te maken, bleef het toch een tijdsintensief gebeuren en afhankelijk van de werkschema’s van de werknemers kon niet altijd op heel korte termijn aan klanten het juiste document bezorgd worden, vooral tijdens drukkere periodes.

De klantenregistratie werd dan ook naar een online portaal verhuisd, waar klanten zelf volledig hun eigen gegevens konden ingeven, in plaats van telefonisch, per fax, post of e-mail te bezorgen. Deze gegevens werden gebruikt om voor de klant een beveiligd persoonlijk online portaal omgeving te creëren. Op basis van een vragenlijst of van eenvoudige keuzes die ze binnen dit online portaal deden, werden automatisch de nodige gepersonaliseerde documenten voor de klanten gegenereerd.

In geval van de nood aan hogere autorisatie van het bedrijf uit, werd de bevoegde persoon, of back-up contact (indien persoon met verlof), voor validatie van een proces verwittigd. Na afkeuring of goedkeuring werd de klant automatisch op de hoogte gebracht.

Alle documenten bleven tevens in een archief, met extra back-up, bewaard, zodat zowel de KMO als het bedrijf te allen tijde hun documenten, zijnde contracten, overeenkomsten, voorwaarden of offertes, konden opvragen.

Dit platform haalde voor verschillende personen een grote last en constante verplichting van de schouders, waardoor tijd vrijkwam voor andere taken. Een verlofperiode hoefde tevens niet altijd gepaard te gaan met documentverwerking die bleef liggen of vertraging opliep.