Om vlot en overzichtelijk van projectbeheer tot factuur te kunnen overgaan, zonder risico om zaken te vergeten, ontwikkelden we na grondige studie van de interne werking een semi-automatisch project- en facturatieplatform, dat een tijdswinst van 250% opleverde.

Als je even op internet zoekt, dan vind je talloze project management tools die allen de hemel op aarde beloven en de efficiëntie van en samenwerking binnen uw team de hoogte in zullen stuwen. Voor bepaalde aspecten en sommige pakketten is dat zeker het geval, maar bij nadere analyse blijken veel pakketten te uitgebreid, te ingewikkeld en te duur.

Bovendien zijn veel pakketten eenheidsworst en niet specifiek geschikt voor de noden van de klant en dus bekeek Web Industry hoe dit opgelost kon worden.

De werking werd met opzet rechtlijnig en eenvoudig gehouden:

• Alle partijen – inclusief haar klanten - moesten, afhankelijk van hun gebruikersrechten, zicht hebben op de informatie die hen aanbelangt.
• Er diende een mooie, overzichtelijke structuur van projecten en onderliggende taken te zijn.
• Via eigen beheer van parameters konden diverse statussen binnen het platform zelf gedefinieerd worden.
• Bij (gedeeltelijke) afwerking van een project moest de facturatie d.m.v. enkele klikken kunnen gebeuren, alsook het genereren, verzenden en afpunten van facturen en/of creditnota’s.

Web Industry ontfermde zich tevens over de ontwikkeling en lanceerde dit beveiligde online platform in de cloud, opdat deze klant overal en altijd haar projecten te allen tijde live kon opvolgen.

Door de automatisatie van het bedrijfsproces ging de efficiëntie er fors op vooruit. Niet alleen werden papier en talloze overbodige e-mails verbannen, maar er was plots overzicht in het kluwen van projecten en taken. Geen enkele uitgevoerde taak binnen het project werd vergeten, zodat bij de afronding van een project geen geld verloren ging. Ook hun klanten waren blij met de transparantie omdat ze te allen tijde een compleet overzicht over het lopende project hadden.

Administratie werd tot een absoluut minimum herleid en leidde dan ook tot een tijdswinst van 250 percent! Ook het uitsluiten van vergetelheden m.b.t. te factureren taken is ongetwijfeld een groot pluspunt.